Topik 7 - Desain Pelatihan

 بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ  

Assalamu’alaikum Warahmatullohi Wabarokatuh..

Pada kesempatan kali ini saya akan membagi materi yang saya dapat pada Mata Kuliah Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada hari Senin 10 November 2014 mengenai Desain Pelatihan.

Desain Pelatihan

A.    Perumusan tujuan dan manfaat pelatihan

Manfaat pelatihan bagi sebuah instansi sudah pasti sangat berpengaruh besar terhadap instansi itu sendiri dan juga karyawan pada khususnya. Untuk instansi yang mempunyai orientasi jangka panjang, sangat memerlukan pelatihan untuk karyawannya yang dilakukan secara kontinyu dan terprogram sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi atau pun tim kerja di dalam divisi dan manajemen.

Tujuan pelatihan tersebut akan terlaksana dengan baik apabila pelatihan diberikan secara tepat dan adanya kerjasama yang baik antara karyawan maupun pimpinan atau manajemen, dengan melakukan analisa kebutuhan pelatihan secara tepat sehingga benar-benar bermanfaat dan memenuhi kebutuhan instansi untuk semakin berkembang.

Perumusan tujuan dan manfaat pelatihan sebaiknya mengikuti kaidah seperti berikut.

1.      Menunjukkan sasaran kinerja yang mesti dapat dilakukan oleh partisipan setelah mengikuti kegiatan pelatihan

2.      Sasaran kinerja sebaiknya bersifat spesifik, relevan dengan tugas, dan dituliskan dengan jelas

3.      Sasaran kinerja mengacu pada profil kompetensi yang telah ditetapkan

4.      Sebaiknya diawali dengan kata kerja

B.     Perumusan Kurikulum Pelatihan

Salah satu aspek yang mendorong keberhasilan sebuah program pelatihan adalah adanya materi atau bahan pelatihan yang bermutu bagus. Faktor lain yang juga berperan adalah mutu pelatih yang baik dan juga adanya proses monitoring pasca kegiatan pelatihan yang sistematis. Penyusunan materi pelatihan yang bagus dimulai dengan menentukan tujuan pelatihan secara jelas.

Setelah tujuan dirumuskan, maka langkah berikutnya adalah menyusun kerangka kurikulum pelatihan . Langkah dalam menyusun kurikulum pelatihan adalah sebagai berikut :

1.      Sebutkan judul pelatihan secara ringkas, jelas dan mencerminkan isi training

2.      Uraikan tujuan pelatihan

3.      Kembangkan dan jelaskan sejumlah topik pokok pelatihan - kemudian masing-masing topik tersebut, diuraikan lagi secara lebih detil dalam beberapa sub-topik.

4.      Sebutkan pula durasi untuk keseluruhan pelatihan dan juga untuk setiap topiknya

Sebutkan juga model pemberian pelatihan yang akan dilakukan

C.    Penyusunan jadwal

Jadwal diklat disusun berdasarkan kalender akademik diklat, struktur kompetensi, serta instruktur dan administrasi diklat. Sebelumnya pelaksanaan diklat dilaksanakan ditentukan mata diklat, instruktur yang mengajar dan alokasi waktu penyajian yang disesuaikan dengan kalender program diklat.

Jadwal pelaksanaan pelatihan sebaiknya disusun berdasarkan pada beberapa syarat berikut ini, yaitu :

1.      Disesuaikan dengan kalender diklat

2.      Durasi waktu disesuaikan dengan capaian kompetensi yang diinginkan

3.      Calon peserta diklat sudah ada kepastian

4.      Jadwal instruktur yang sudah pasti untuk mengisi materi

5.      Sosialisasi jadwal kegiatan diklat cukup dan tepat sasaran

D.    Training climate

Training climate atau yang biasa disebut dengan suasana pelatihan ini terbagi menjadi 2 jenis, yaitu suasana pelatihan yang baik dan suasana pelatihan yang tidak baik.

Suasana pelatihan yang baik dapat terwujud apabila sifat pelatih yang mudah akrab serta dekat dan peduli dengan peserta, dan juga terbuka dan tidak segan berbagi wewenang serta tanggung jawab dan tentunya didukung dengan sifat peserta yang ramah, bebas berekspresi namun sopan, serta terbuka yang membuat suasana pelatihan menjadi bebas dan terbuka sehingga pelatihan yang dilaksanakan penuh dengan semangat, saling memuaskan, saling bekerjasama, saling menolong, memiliki, dan juga saling percaya.

Adapun suasana pelatihan yang tidak baik dapat terwujud apabila sifat pelatih yang tidak ramah, selalu mencela, sombong/angkuh, dan persuasi/suka mendesak yang tentunya didukung dengan sifat peserta yang memberontak, egois, selalu meremehkan, serta pemarah yang membuat suasana pelatihan menjadi mencemaskan dan defensif/bertahan sehingga pelatihan yang dilaksanakan pasif, timbul frustasi dan konflik, serta saling menjauh dan saling mencurigai.

E.     Trainees learning style

Berdasarkan kemampuan yang dimiliki otak dalam menyerap, mengelola, dan menyampaikan informasi, maka cara belajar peserta pelatihan terbagi menjadi 3, yaitu :

1.      Gaya belajar visual, gaya belajar seperti ini memudahkan peserta menyerap ilmu pengetahuan melalui tampilan/gambar

2.      Gaya belajar auditorial, gaya belajar seperti ini memudahkan peserta menyerap ilmu pengetahuan dengan mendengarkan langsung materi yang disampaikan

3.      Gaya belajar kinestetik, gaya belajar seperti ini memudahkan peserta menyerap ilmu pengetahuan dengan mempraktikan langsung materi yang dijelaskan

4.      Gaya belajar converger, yaitu peserta yang mengutamakan konsep-konsep dan aktif melakukan eksperimen

5.      Gaya belajar diverger, yaitu peserta yang mengutamakan pengalaman konkrit. Peserta memiliki imajinasi yang kuat

6.      Gaya belajar assimilator, yaitu peserta yang mengutamakan konsep-konsep dan mengaplikasikannya melalui pengamatan

Gaya belajar accommodator, yaitu peserta yang mengutamakan pengalaman konkrit dan selalu melakukan eksperimen.

F.     Training strategies

Salah satu faktor yang ikut menentukan efektivitas pelaksanaan program pelatihan adalah ketepatan penggunaan strategi atau teknik pelaksanaan pelatihan. Akan tetapi, pemilihan strategi bukan pekerjaan yang mudah karena tidak ada strategi yang tepat untuk berbagai situasi. Dalam pelaksanaan pelatihan, perlu diperhatikan hubungan antara pelatih dengan peserta. Hubungan di antara keduanya dapat berupa hubungan interaktif, proaktif, dan juga reaktif.

G.    Training topics

Pemilihan topik pelatihan yang tepat sangat mendukung jalannya pelaksanaan pelatihan yang baik pula. Topik pelatihan termasuk pada kegiatan perencanaan program pelatihan. Menyusun topik pelatihan harus sesuai dengan metode dan sarana pelatihan yang akan digunakan.

Dalam topik pelatihan, kita harus mengetahui maksud (apa yang harus dicapai), metode (bagaimana mencapai tujuan), serta format (dalam keadaan bagaimana penentuan topik yang ingin dicapai). Pemilihan topik pelatihan seyogyanya harus disesuaikan dengan dan sangat bergantung pada analisis kebutuhan pelatihan. Selain itu, materi atau topik harus disajikan dengan dalam penyajian yang diorganisasikan terlebih dahulu supaya dapat saling dihubungkan dan mengikuti aturan yang logis

Materi pelatihan harus disajikan sedemikian rupa agar menimbulkan efek memori yang mendukung terjadinya proses pentransferan ilmu dan juga penyajian materi atau topik pelatihan harus melalui metode pembelajaran dan pengalaman yang mendukung.

Topik 6 - Metode Pengembangan Manajemen

   بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ 

Assalamu’alaikum Warahmatullohi Wabarokatuh..

Pada kesempatan kali ini saya akan membagi materi yang saya dapat pada Mata Kuliah Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada hari Senin 3 November 2014 mengenai Metode Pengembangan Manajemen.

METODE PENGEMBANGAN MANAJEMEN

Terdiri dari 2 metode yaitu On the Job Training bertujuan memberikan kecakapan yang diperlukan dalam pekerjaan dan metode Off the Job Training Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan.

A.    ON THE JOB TRAINING

On the job training tujuannya untuk memberikan kecakapan yang diperlukan dalam pekerjaan tertentu sesuai dengan tuntutan kemampuan bagi pekerjaan tersebut, dan sebagai alat untuk kenaikan jabatan. Kegiatannya terdiri dari membaca materi, praktek rotasi, kursus khusus, penugasan, dan lain-lain. Diperlukan pelatih yang cakap untuk memberikan instruksi, menggunakan situasi pekerjaan sebagai tempat memberikan pelajaran.

1.      COACHING

coaching pada  intinya  adalah  suatu  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  para  pimpinan  untuk  melatih  para bawahannya guna meraih  kinerja  yang optimum dan mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi serta bagaimana memanfaatkan peluang yang ada. Coaching merupakan sarana untuk  mengoptimalkan  sasaran  yang  telah  ditetapkan  dengan  memanfaatkan  peluang  dan menghilangkan  hambatan  yang  dapat  mengganggu  pencapaian  kinerja. 

2.      MENTORING

-          Mentoring (pelatihan) didefinisikan sebagai proses membentuk dan mempertahankan hubungan yang berkembang yang berlangsung secara intensif antara karyawan senior (si pelatih) dan karyawan junior. Kata modern mentor berasal dari mentor, nama penasihat yang bijaksana dan dipercaya zaman Yunani.

-          Mentoring dapat pemimpin lakukan untuk mendampingi pengerjaan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini di maksudkan untuk memberikan arahan, dan berbagi keterampilan, kemampuan personal dan profesionalisme terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan.

-          Pemilihan mentor yang dipilih haruslah tepat, hal ini di karenakan karena dengan metode mentoring ini, diharapkan karyawan bisa meningkatkan semangat dalam bekerja karena pengarahan yang dilakukan mentor yang berguna dapat dimengerti.

3.      JOB ROTATION

-          Job rotation adalah teknik pengembangan yang dilakukan dengan cara memindahkan peserta dari suatu jabatan ke jabatan lainnya secara periodik untuk menambahkan keahlian dan kecakapannya pada setiap jabatan.

-          Dalam rotasi jabatan karyawan diberikan kesempatan untuk mendapatkan pengetahuan pada bagian-bagian organisasi yang berbeda dan juga praktek berbagai macam keterampilan dengan cara berpindah dari satu pekerjaan atau bagian ke pekerjaan atau bagian lain.

4.      JOB INSTRUCTION TECHNIQUE

Adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara laangsung pada pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.

B.     OFF THE JOB TRAINING

Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dilakukan karena sangat mahal.

1.      SENSITIVITY TRAINING

Maksudnya adalah pendidikan untuk membantu para karyawan agar lebih mengerti tentang diri sendiri, menciptakan pengertian yang lebih mendalam di antara para karyawan dan mengembangkan keahlian setiap karyawan yang spesifik.

2.      TRANSACTIONAL ANALYSIS

Transactional Analysis atau yang biasa dikenal dengan istilah TA, merupakan metode untuk meningkatkan kualitas komunikasi yang berangkat dari penerimaan dan penghargaan setiap individu atas keputusan dan tindakannya. Transactional Analysis diletakkan di atas prinsip bahwa semua orang adalah baik maka dari itu setiap orang patut dianggap penting, dianggap berarti dan mendapatkan penghormatan dari orang lain.

3.      STRAIGHT LECTURES

Straight lecture/lecturette. Straight lecture adalah suatu presentasi informasi dimana trainee mencoba untuk menyerap informasi tersebut. menyerap informasi tersebut. Lecturette adalah versi yang lebih singkat dari pada lecture, biasanya hanya membutuhkan waktu 20 menit.

4.      SIMULATION EXERCISE

Simulasi merupakan situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya, tapi hanya merupakan tiruan saja. Simulasi merupakan suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpainya.

Topik 8 EVALUASI PELATIHAN (TRAINING EVALUATION)

  بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ    

Assalamu’alaikum Warahmatullohi Wabarokatuh..

Pada kesempatan kali ini saya akan membagi materi yang saya dapat pada Mata Kuliah Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada hari Senin 24 November 2014 mengenai Evaluasi Pelatihan.

EVALUASI PELATIHAN (TRAINING EVALUATION)

Evaluasi merupakan suatu proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk mengumpulkan , mendiskripsikan , mengintepretasikan dan menyajikan informasi untuk dapat digunakan sebagai dasar membuat keputusan , menyusun dan membuat program selanjutnya. Adapun tujuan evaluasi adalah untuk memperoleh evaluasi yang akurat dan obyektif tentang suatu program . Informasi tersebut dapat berupa pelaksanaan program.

Untuk memastikan keberhasilan pelatihan dapat dilakukan melalui evaluasi. Secara sistimatik manajemen pelatihan meliputi tahap perencanaan yaitu training need analysis, tahap implementasi dan tahap evaluasi. Tahap terakhir merupakan titik kritis dalam setiap kegiatan karena acap kali diabaikan sementara fungsinya sangat vital untuk memastikan bahwa pelatihan yang telah dilakukan berhasil mencapai tujuan ataukah justru sebaliknya.

Proses evaluasi program diklat tidak dapat berdiri sendiri sendiri, proses evaluasi diklat merupakan sebuah proses yang berkesinambungan mulai dari perencanaan diklat(penyusunan kurikulum), Persiapan diklat – menetapkan peserta, jadwal fasilitas, widyaiswara serta alat bantu pembelajaran lainnya, pada saat pelaksanaan dan penyelenggaraan diklat, sampai kepada kegiatan evaluasi diklat itu sendiri. Bahkan ada pendapat yang mengatakan bahwa proses evaluasi diklat baru akan berhasil, jika proses diklat secara keseluruhan berjalan dengan baik, mulai dari tahap awal sampai dengan berakhirnya proses kegiatan belajar mengajar, dan terdapat lingkungan yang kondusif untuk mengimplementasikan hasil kegiatan diklat dalam pekerjaan sehari-hari.

Teknik Dan Metode

Dengan metode ini karyawan peserta latihan representasi tiruan (artificial). Suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Diantara metode-metode simulasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut:

a)           Metode Studi Kasus. Deskripsi tertulis suatu situasi pengambilan keputusan nyata disediakan.

b)          Permainan Rotasi Jabatan. Teknik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peranan yang berbeda.

c)           Permainan Bisnis. Bussiness (management) game adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan kehidupan bisnis nyata.

d)          Ruang Pelatihan. Agar program latihan tidak mengganggu operasi-operasi normal, organisasi menggunakan vestibule trainning.

e)           Latihan Laboratorium.

f)           Program-program pengembangan eksekutif.

Prinsip Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan

Prinsip dari evaluasi diklat adalah melakukan evaluasi terhadap keseluruhan proses kegiatan diklat dari awal sampai pada akhirnya.

Sebagai contoh pada tahapan 1 menentukan kebutuhan. Maka evaluasi diklat untuk melakukan evaluasi tahapan pertama ini adalah mengevaluasi kembali apakah kebutuhan dari peserta pelatihan sudah sesuai dengan program pelatihan yang diberikan? Apakah kebutuhan dari manager atau instansi yang mengirimkan peserta pelatihan sudah dapat dipenuhi dalam program pelatihan ini? Apakah kompetensi yang diajarkan dalam pelatihan telah sesuai dengan kebutuhan kompetensi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari?

Demikian juga pada tahapan ke 2 – menetapkan tujuan pelatihan, evaluasi diklat termasuk evaluasi purna diklat harus mampu untuk mengevaluasi apakah penetapan tujuan pelatihan telah sesuai? Apakah tujuan pelatihan telah memperhatikan kebutuhan pelatihan? Apakah tujuan pelatihan telah memperhatikan aspek kompetensi yang ingin dicapai? Apakah penetapan tujuan pelatihan telah memperhatikan komposisi dari KSA? Demikian seterusnya sampai pada tahapan evaluasi itu sendiri. Misalnya adalah apakah proses evaluasi selama pelaksanaan diklat telah mengukur kompetensi yang hendak dicapai? Apakah materi pelatihan telah dievaluasi secara memadai? Bagaimana mengenai evaluasi peserta pelatihan? Mulai dari penetapan peserta sampai pada pencapaian pelaksanaan pelatihan?

Model Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan

Kirkpatrick memperkenalkan model “The four levels” dalam melakukan evaluasi pelatihan yaitu:

Level 1 – Reaksi : mengukur bagaimana peserta pelatihan bereaksi terhadap program pelatihan.

Level 2 – Pembelajaran : mengukur bagaimana peserta pelatihan menerima kegiatan pembelajaran, apakah peserta telah berubah pengetahuan, ketrampilan dan prilakunya

Level 3 – Prilaku : mengukur bagaimana peserta pelatihan telah berubah prilakunya akibat dari program pelatihan yang diikutinya

Level 4 – Hasil : mengukur apa hasil yang diperoleh, karena peserta pelatihan mengikuti program pelatihan, misalnya meningkatnya produktifitas dan lainnya

Kirkpatrick mengingatkan bahwa melakukan evaluasi level 3 dan level 4 tanpa melakukan evaluasi level 1 dan level 2 adalah sebuah kesalahan yang sangat serius, dan dapat menghasilkan kesimpulan yang salah.

Pelaksanaan Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan

Dengan menggunakan model ROI process dari Jack L. Phillips seperti pada gambar ROI di atas, Pelaksanaan evaluasi diklat dapat dilakukan dalam empat tahapan utama:

a. Perencanaan Evaluasi

b. Pengumpulan Data

c. Analisis dan Evaluasi Data

d. Pelaporan hasil Evaluasi Diklat

Secara sederhana format laporan evaluasi diklat dapat disajikan sebagai berikut:

Bagian I – Data Umum Program Diklat

a. Nama Program Diklat

b. Tujuan Program Diklat

c. Karakteristik dari program Diklat

d. Peserta Diklat

e. Pihak-pihak yang terkait dengan program diklat

f. Hal lain yang relevan dengan program diklat

Bagian II – Evaluasi Hasil Diklat

a. Tujuan evaluasi dan Hasil yang diharapkan

b. Rancangan evaluasi diklat

c. Data dan bukti yang diperoleh selama evaluasi diklat

d. Analisis terhadap data dan bukti

e. Tanggapan dan diskusi hasil evaluasi

Bagian III – Simpulan dan tindak lanjut

a. Simpulan dan rekomendasi

b. Tindak Lanjut

c. Tindak Lanjut

Pada umumnya evaluasi diklat tidak dapat dilakukan hanya sekali saja, praktik yang terbaik adalah dengan melakukan beberapa kali evaluasi diklat. Hasil evaluasi diklat perlu ditindaklanjuti, dan selanjutnya dilakukan evaluasi diklat kembali untuk melakukan analisis dan evaluasi diklat selanjutnya dengan memperhatikan data dan hasil analisis evaluasi diklat sebelumnya.

Pengelola program diklat perlu menindaklanjuti rekomendasi laporan hasil evaluasi diklat, sehingga pelaksanaan diklat selanjutnya dapat terus ditingkatkan.