Topik 10 - Kualitas Pelatihan

 بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ   

Assalamu’alaikum Warahmatullohi Wabarokatuh..

Pada kesempatan kali ini saya akan membagi materi yang saya dapat pada Mata Kuliah Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada hari Senin 8 Desember 2014 mengenai Kualitas Pelatihan.

KUALITAS PELATIHAN

A.    Pengertian Kualitas Pelatihan

Pengertian Mutu menurut beberapa Ahli :

1.      W. Edwards Deming menyatakan bahwa kualitas atau mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen.

2.      Armand V. Fiegenbaum, mendefinisikan mutu sebagai kepuasan pelanggan sepenuhnya (full customer satisfaction). 

Mutu atau kualitas merupakan standar yang harus dipenuhi oleh organisasi atau industri produk dan jasa untuk memenuhi persyaratan dan apa yang menjadi kebutuhan dan harapan pelanggan untuk memuaskannya.

Pengertian Pelatihan menurut beberapa Ahli :

1.      Menurut Mathis (2002), Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi.

2.      Pelatihan menurut Gary Dessler (2009) adalah Proses mengajarkan karyawan baru atau yang ada sekarang, ketrampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka”.

Pelatihan merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerja.

Kualitas Pelatihan adalah standar yang harus dipenuhi oleh organisasi atau industri produk dan jasa untuk memenuhi persyaratan sebagai salah satu usaha dalam meningkatkan mutu sumber daya manusia dalam dunia kerja.

B.     Pengukuran Efektivitas Pelatihan atau Training

            Pengukuran efektivitas pelatihan merupakan suatu tantangan, dimana dalam faktanya, ada hubungan antara usaha pelatihan dan hasilnya dalam pekerjaanan. Serta tidak ada yang dapat menyangkal bahwa pelatihan berperan dalam meningkatkan pengetahuan, keahlian, dan kinerja pegawai perusahaan, yang merupakan kinerja keseluruhan unjuk kerja suatu perusahaan.

Dalam pelatihan terdapat korelasi yang bagus dengan kinerja sehingga para pemilik perusahaan terbaik di seluruh dunia terus mencari cara yang lebih bagus dan sistematis untuk melakukan pelatihan karyawannya. Tanpa mengabaikan fakta bahwa ada hubungan langsung antara program pelatihan dan peningkatan kinerja karyawan yang melakukan pelatihan yang saat ini tidak terbantahkan lagi, pengumpulan umpan balik akan membantu untuk menyesuaikan usaha untuk semakin memajukan program pelatihan ini.

Metodologi Campuran:

            Gaya belajar setiap individu adalah berbeda-beda. Untuk menjabarkan cara mengajar dan belajar suatu hal dapatlah berbeda-beda. Apa yang mungkin berhasil untuk pelatihan dalam subyek teknikal mungkin tidak akan dapat diterapkan untuk hal tingkah laku, demikian juga sebaliknya. Dengan memanfaatkan teknologi dan perkembangan dalam budaya belajar di internet, maka pelatihan tidaklah menggunakan cara pelatihan tradisional saja.

C.    Pemanfaatan Pengukuran Kualitas Pelatihan

            Pengukuran efektivitas training melalui kinerja masing-masing individu akan memberikan dampak positif bagi kelangsungan usaha perusahaan. Dengan mengetahui kinerja karyawan setelah mengikuti training, perusahaan bisa mengetahui apakah mereka benar-benar telah berubah ataukah tidak setelah mengikuti training.

·         Pengukuran spesifik ditingkatkan organisasi pada produksi

·         Perbandingan produktivitas peserta training

·         Survei Attitude

·         Reaksi

·         Pengetahuan   

·         Perilaku          

·         Hasil

Ada banyak manfaat yang nyata dan manfaat lain yang sangat penting tetapi lebih sulit untuk diukur demikian juga dengan pelatihan training perusahaan.

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dengan melakukan training diantaranya adalah:

·         Produktivitas yang lebih baik

·         Peningkatan moral

·         Reputasi ditingkatkan

·         Mengurangi stres

·         Pergantian staf yang lebih rendah

Topik 9 - Peran dalam Pelatihan

 بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ    

Assalamu’alaikum Warahmatullohi Wabarokatuh..

Pada kesempatan kali ini saya akan membagi materi yang saya dapat pada Mata Kuliah Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada hari Senin 1 Desember 2014 mengenai Peran Dalam Pelatihan.

Peranan dalam Pelatihan

Dilaksanakan nya diskusi mengenai peran di dalam pelatihan, pertama di jelaskan mengenai peran organisasi di dalam pelatihan, peran peserta nya dalam pelatihan dan peran pelatih di dalam pelatihan.

1.      Peran Organisasi

Yang akan di jelaskan pertama adalah Peranan organisasi. Pada dasarnya peran Organisasi dalam pelatihan adalah sebagai promotor atau penyelenggara pelatihan tersebut. Organisasi mengadakan pelatihan untuk para karyawannya agar dapat mengatasi kesenjangan antara skill yang dimiliki para karyawannya dan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu organisasi mengadakan pelatihan tersebut. Selain sebagai penyelenggara pelatihan, organisasi juga memiliki peran-peran lain dalam pelatihan, antara lain :

-          Sebagai sumber dana dalam pelatihan tersebut.

-          Sebagai fasilitator dalam diklat.

-          Organisasi sebagai perencana diklat.

Organisasi berperan sebagai lembaga yang menyelenggarakan diklat, setelah diklat yang akan diselenggarakan telah dirancang dengan konsep yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka konsep tersebut direalisasikan dengan menyelenggarakan diklat tersebut. Organisasilah yang mempunyai tugas untuk menyelenggarakan diklat itu.

2.      Peran Peserta

Keberhasilan suatu program diklat tidak hanya bergantung pada mutu pengajar/fasilitator dan kelengkapan sarana, tetapi juga bergantung pada faktor-faktor intern peserta diklat, Manfaat pelatihan akan semakin besar apabila diikuti oleh peserta pelatihan yang memiliki masalah dalam pelaksanaan tugas pekerjaan yang dapat diatasi melalui pelatihan. Dilihat dari aspek manfaat pelatihan, etidaksesuaian antara peserta diklat dengan diklat yang diikuti menyebabkan ketidakpuasan peserta diklat.

3.      Peran Pelatih

Dalam sebuah training, seorang trainer atau pelatih adalah pemimpin. Trainer bertugas mengarahkan peserta training untuk mencapai tujuan atau goal tertentu. Trainer yang mengendalikan jalannya training, mulai dari mengendalikan waktu training, metode training, serta mengendalikan peserta training agar dapat bersinergi menciptakan training yang kondusif. Seorang trainer memiliki tanggung jawab penuh dalam training, bertanggung jawab menyampaikan materi training dan memastikan peserta training menangkap dengan baik apa yang disampaikan oleh trainer. Trainer memiliki peran yang besar dalam sebuah training, yaitu diantara perannya sebagai berikut :

1.      Mengatur agenda dan menjaga waktu

2.      Menjaga tujuan pelatihan

3.      Melindungi hak semua peserta

4.      Mendengarkan

5.      Meringkas materi

6.      Reviewing/Meninjau ulang

7.      Menjaga focus peserta

8.      Memegang otoritas

9.      Terlibat dengan anggota yang pasif

Topik 7 - Desain Pelatihan

 بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ  

Assalamu’alaikum Warahmatullohi Wabarokatuh..

Pada kesempatan kali ini saya akan membagi materi yang saya dapat pada Mata Kuliah Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada hari Senin 10 November 2014 mengenai Desain Pelatihan.

Desain Pelatihan

A.    Perumusan tujuan dan manfaat pelatihan

Manfaat pelatihan bagi sebuah instansi sudah pasti sangat berpengaruh besar terhadap instansi itu sendiri dan juga karyawan pada khususnya. Untuk instansi yang mempunyai orientasi jangka panjang, sangat memerlukan pelatihan untuk karyawannya yang dilakukan secara kontinyu dan terprogram sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi atau pun tim kerja di dalam divisi dan manajemen.

Tujuan pelatihan tersebut akan terlaksana dengan baik apabila pelatihan diberikan secara tepat dan adanya kerjasama yang baik antara karyawan maupun pimpinan atau manajemen, dengan melakukan analisa kebutuhan pelatihan secara tepat sehingga benar-benar bermanfaat dan memenuhi kebutuhan instansi untuk semakin berkembang.

Perumusan tujuan dan manfaat pelatihan sebaiknya mengikuti kaidah seperti berikut.

1.      Menunjukkan sasaran kinerja yang mesti dapat dilakukan oleh partisipan setelah mengikuti kegiatan pelatihan

2.      Sasaran kinerja sebaiknya bersifat spesifik, relevan dengan tugas, dan dituliskan dengan jelas

3.      Sasaran kinerja mengacu pada profil kompetensi yang telah ditetapkan

4.      Sebaiknya diawali dengan kata kerja

B.     Perumusan Kurikulum Pelatihan

Salah satu aspek yang mendorong keberhasilan sebuah program pelatihan adalah adanya materi atau bahan pelatihan yang bermutu bagus. Faktor lain yang juga berperan adalah mutu pelatih yang baik dan juga adanya proses monitoring pasca kegiatan pelatihan yang sistematis. Penyusunan materi pelatihan yang bagus dimulai dengan menentukan tujuan pelatihan secara jelas.

Setelah tujuan dirumuskan, maka langkah berikutnya adalah menyusun kerangka kurikulum pelatihan . Langkah dalam menyusun kurikulum pelatihan adalah sebagai berikut :

1.      Sebutkan judul pelatihan secara ringkas, jelas dan mencerminkan isi training

2.      Uraikan tujuan pelatihan

3.      Kembangkan dan jelaskan sejumlah topik pokok pelatihan - kemudian masing-masing topik tersebut, diuraikan lagi secara lebih detil dalam beberapa sub-topik.

4.      Sebutkan pula durasi untuk keseluruhan pelatihan dan juga untuk setiap topiknya

Sebutkan juga model pemberian pelatihan yang akan dilakukan

C.    Penyusunan jadwal

Jadwal diklat disusun berdasarkan kalender akademik diklat, struktur kompetensi, serta instruktur dan administrasi diklat. Sebelumnya pelaksanaan diklat dilaksanakan ditentukan mata diklat, instruktur yang mengajar dan alokasi waktu penyajian yang disesuaikan dengan kalender program diklat.

Jadwal pelaksanaan pelatihan sebaiknya disusun berdasarkan pada beberapa syarat berikut ini, yaitu :

1.      Disesuaikan dengan kalender diklat

2.      Durasi waktu disesuaikan dengan capaian kompetensi yang diinginkan

3.      Calon peserta diklat sudah ada kepastian

4.      Jadwal instruktur yang sudah pasti untuk mengisi materi

5.      Sosialisasi jadwal kegiatan diklat cukup dan tepat sasaran

D.    Training climate

Training climate atau yang biasa disebut dengan suasana pelatihan ini terbagi menjadi 2 jenis, yaitu suasana pelatihan yang baik dan suasana pelatihan yang tidak baik.

Suasana pelatihan yang baik dapat terwujud apabila sifat pelatih yang mudah akrab serta dekat dan peduli dengan peserta, dan juga terbuka dan tidak segan berbagi wewenang serta tanggung jawab dan tentunya didukung dengan sifat peserta yang ramah, bebas berekspresi namun sopan, serta terbuka yang membuat suasana pelatihan menjadi bebas dan terbuka sehingga pelatihan yang dilaksanakan penuh dengan semangat, saling memuaskan, saling bekerjasama, saling menolong, memiliki, dan juga saling percaya.

Adapun suasana pelatihan yang tidak baik dapat terwujud apabila sifat pelatih yang tidak ramah, selalu mencela, sombong/angkuh, dan persuasi/suka mendesak yang tentunya didukung dengan sifat peserta yang memberontak, egois, selalu meremehkan, serta pemarah yang membuat suasana pelatihan menjadi mencemaskan dan defensif/bertahan sehingga pelatihan yang dilaksanakan pasif, timbul frustasi dan konflik, serta saling menjauh dan saling mencurigai.

E.     Trainees learning style

Berdasarkan kemampuan yang dimiliki otak dalam menyerap, mengelola, dan menyampaikan informasi, maka cara belajar peserta pelatihan terbagi menjadi 3, yaitu :

1.      Gaya belajar visual, gaya belajar seperti ini memudahkan peserta menyerap ilmu pengetahuan melalui tampilan/gambar

2.      Gaya belajar auditorial, gaya belajar seperti ini memudahkan peserta menyerap ilmu pengetahuan dengan mendengarkan langsung materi yang disampaikan

3.      Gaya belajar kinestetik, gaya belajar seperti ini memudahkan peserta menyerap ilmu pengetahuan dengan mempraktikan langsung materi yang dijelaskan

4.      Gaya belajar converger, yaitu peserta yang mengutamakan konsep-konsep dan aktif melakukan eksperimen

5.      Gaya belajar diverger, yaitu peserta yang mengutamakan pengalaman konkrit. Peserta memiliki imajinasi yang kuat

6.      Gaya belajar assimilator, yaitu peserta yang mengutamakan konsep-konsep dan mengaplikasikannya melalui pengamatan

Gaya belajar accommodator, yaitu peserta yang mengutamakan pengalaman konkrit dan selalu melakukan eksperimen.

F.     Training strategies

Salah satu faktor yang ikut menentukan efektivitas pelaksanaan program pelatihan adalah ketepatan penggunaan strategi atau teknik pelaksanaan pelatihan. Akan tetapi, pemilihan strategi bukan pekerjaan yang mudah karena tidak ada strategi yang tepat untuk berbagai situasi. Dalam pelaksanaan pelatihan, perlu diperhatikan hubungan antara pelatih dengan peserta. Hubungan di antara keduanya dapat berupa hubungan interaktif, proaktif, dan juga reaktif.

G.    Training topics

Pemilihan topik pelatihan yang tepat sangat mendukung jalannya pelaksanaan pelatihan yang baik pula. Topik pelatihan termasuk pada kegiatan perencanaan program pelatihan. Menyusun topik pelatihan harus sesuai dengan metode dan sarana pelatihan yang akan digunakan.

Dalam topik pelatihan, kita harus mengetahui maksud (apa yang harus dicapai), metode (bagaimana mencapai tujuan), serta format (dalam keadaan bagaimana penentuan topik yang ingin dicapai). Pemilihan topik pelatihan seyogyanya harus disesuaikan dengan dan sangat bergantung pada analisis kebutuhan pelatihan. Selain itu, materi atau topik harus disajikan dengan dalam penyajian yang diorganisasikan terlebih dahulu supaya dapat saling dihubungkan dan mengikuti aturan yang logis

Materi pelatihan harus disajikan sedemikian rupa agar menimbulkan efek memori yang mendukung terjadinya proses pentransferan ilmu dan juga penyajian materi atau topik pelatihan harus melalui metode pembelajaran dan pengalaman yang mendukung.

Topik 6 - Metode Pengembangan Manajemen

   بِسْمِ اللّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيْمِ 

Assalamu’alaikum Warahmatullohi Wabarokatuh..

Pada kesempatan kali ini saya akan membagi materi yang saya dapat pada Mata Kuliah Manajemen Pendidikan dan Pelatihan pada hari Senin 3 November 2014 mengenai Metode Pengembangan Manajemen.

METODE PENGEMBANGAN MANAJEMEN

Terdiri dari 2 metode yaitu On the Job Training bertujuan memberikan kecakapan yang diperlukan dalam pekerjaan dan metode Off the Job Training Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan.

A.    ON THE JOB TRAINING

On the job training tujuannya untuk memberikan kecakapan yang diperlukan dalam pekerjaan tertentu sesuai dengan tuntutan kemampuan bagi pekerjaan tersebut, dan sebagai alat untuk kenaikan jabatan. Kegiatannya terdiri dari membaca materi, praktek rotasi, kursus khusus, penugasan, dan lain-lain. Diperlukan pelatih yang cakap untuk memberikan instruksi, menggunakan situasi pekerjaan sebagai tempat memberikan pelajaran.

1.      COACHING

coaching pada  intinya  adalah  suatu  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  para  pimpinan  untuk  melatih  para bawahannya guna meraih  kinerja  yang optimum dan mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi serta bagaimana memanfaatkan peluang yang ada. Coaching merupakan sarana untuk  mengoptimalkan  sasaran  yang  telah  ditetapkan  dengan  memanfaatkan  peluang  dan menghilangkan  hambatan  yang  dapat  mengganggu  pencapaian  kinerja. 

2.      MENTORING

-          Mentoring (pelatihan) didefinisikan sebagai proses membentuk dan mempertahankan hubungan yang berkembang yang berlangsung secara intensif antara karyawan senior (si pelatih) dan karyawan junior. Kata modern mentor berasal dari mentor, nama penasihat yang bijaksana dan dipercaya zaman Yunani.

-          Mentoring dapat pemimpin lakukan untuk mendampingi pengerjaan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini di maksudkan untuk memberikan arahan, dan berbagi keterampilan, kemampuan personal dan profesionalisme terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan.

-          Pemilihan mentor yang dipilih haruslah tepat, hal ini di karenakan karena dengan metode mentoring ini, diharapkan karyawan bisa meningkatkan semangat dalam bekerja karena pengarahan yang dilakukan mentor yang berguna dapat dimengerti.

3.      JOB ROTATION

-          Job rotation adalah teknik pengembangan yang dilakukan dengan cara memindahkan peserta dari suatu jabatan ke jabatan lainnya secara periodik untuk menambahkan keahlian dan kecakapannya pada setiap jabatan.

-          Dalam rotasi jabatan karyawan diberikan kesempatan untuk mendapatkan pengetahuan pada bagian-bagian organisasi yang berbeda dan juga praktek berbagai macam keterampilan dengan cara berpindah dari satu pekerjaan atau bagian ke pekerjaan atau bagian lain.

4.      JOB INSTRUCTION TECHNIQUE

Adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara laangsung pada pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.

B.     OFF THE JOB TRAINING

Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dilakukan karena sangat mahal.

1.      SENSITIVITY TRAINING

Maksudnya adalah pendidikan untuk membantu para karyawan agar lebih mengerti tentang diri sendiri, menciptakan pengertian yang lebih mendalam di antara para karyawan dan mengembangkan keahlian setiap karyawan yang spesifik.

2.      TRANSACTIONAL ANALYSIS

Transactional Analysis atau yang biasa dikenal dengan istilah TA, merupakan metode untuk meningkatkan kualitas komunikasi yang berangkat dari penerimaan dan penghargaan setiap individu atas keputusan dan tindakannya. Transactional Analysis diletakkan di atas prinsip bahwa semua orang adalah baik maka dari itu setiap orang patut dianggap penting, dianggap berarti dan mendapatkan penghormatan dari orang lain.

3.      STRAIGHT LECTURES

Straight lecture/lecturette. Straight lecture adalah suatu presentasi informasi dimana trainee mencoba untuk menyerap informasi tersebut. menyerap informasi tersebut. Lecturette adalah versi yang lebih singkat dari pada lecture, biasanya hanya membutuhkan waktu 20 menit.

4.      SIMULATION EXERCISE

Simulasi merupakan situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya, tapi hanya merupakan tiruan saja. Simulasi merupakan suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpainya.